Logistiikan toiminnanohjausjärjestelmää kehittävä eSend oli kevääseen 2020 asti saanut rekrytoitua uusia osaajia tuttujen ja suositusten kautta. Kovaa vauhtia kasvava yritys halusi kuitenkin ennakoida ja luoda rekrytointiin prosessin, joka olisi nopea, tehokas ja vaivaton sekä kandidaateille että eSendin tiimille. Näin alkoi yhteistyö Jobillan kanssa.

eSend on logistiikan toiminnanohjausjärjestelmää rakentava yritys, jonka päätavoitteena on mahdollistaa kotiinkuljetukset tunnissa ihmisten koteihin koko Suomen laajuisesti.

- Ideana on rakentaa koko Suomen kattava kuljetusverkosto, joka mahdollistaa kaikki paikalliset pikakuljetukset alle tunnissa eli myymälästä ostettu tai verkkokaupasta tilattu tuote kuljetetaan tunnissa kotiovelle, kunhan tilattu tavara on saatavilla, kertoo eSendin Key Account Manager Anna Vekka.

Tällä hetkellä eSendin tiimi koostuu hieman yli 10 hengen tuotekehitystiimistä, joka kehittää eSendin järjestelmää, sekä pienemmästä myynnin ja markkinoinnin tiimistä, joka suunnittelee tuotteen lanseerausta markkinoille.

Jobillan ja eSendin yhteistyö alkoi keväällä 2020. Siihen saakka start up -henkinen ja kasvuhaluinen yritys oli hoitanut uusien osaajien rekrytoinnin suositusten ja lämpimien kontaktien kautta ilman virallisia rekrytointiprosesseja ja avoimia hakuja. Hyvää tahtia kasvava eSend halusi kuitenkin luoda selkeän prosessin yhdessä yhteistyökumppanin kanssa, jotta rekrytointi sujuisi jatkossa mutkattomasti siinä vaiheessa, kun uusia tiimiläisiä jälleen tarvittaisiin.

- Jobilla valikoitui yhteistyökumppaniksi, sillä halusimme kustannustehokkaan ja kätevän rekrytointijärjestelmän, sekä prosessin, joka tekisi rekrytoinnista mielekkään kaikille osapuolille, Vekka kertoo.

Rekrytointiprosessi viilattiin kuntoon

Jobilla ja eSend ovat ehtineet tehdä yhteistyössä yhden uuden osaajan rekrytoinnin. Oikeilla rekrytointikanavilla, sekä rekrytointimarkkinoinnin ja rekrytointiprosessin viilaamisen avulla uusi osaaja saatiin rekrytoitua tiimiin vain viikossa.

- Etsimme porukkaamme sopivaa UX/UI designeriä, joka pystyisi aloittamaan mahdollisimman pian työt. Hänet rekrytoitiin Jobillan järjestelmää, sekä rekrytointimarkkinointia hyödyntämällä.

Rekrytointikampanjan alussa määriteltiin yhdessä, millaista osaajaa ollaan etsimässä, mistä hänenlaisiaan voisi tavoittaa ja miten kiinnostuksen voisi herättää. Näiden tietojen pohjalta luotiin lyhyt kysely, jota markkinointiin maksullisella mainonnalla niissä sosiaalisen median kanavissa, joissa halutut osaajat viettävät muutenkin aikaansa. Kysely korvasi perinteisen CV:n ja hakemuksen lähettämisen.

Kyselyyn vastanneiden vastaukset saapuivat automaattisesti Jobillan rekrytointijärjestelmään, jossa kandidaatteja on helppoa luokitella. Samalla hoituu hakijaviestintä, jonka voi myös automatisoida. Vekka koki, että prosessi oli mielekäs ja aikaa säästävä.

- Meille tuli prosessin aikana lähes 50 hakemusta, joiden läpikäymiseen käytin aikaa vain noin puoli tuntia päivässä työpäivän lopuksi. Samalla laitoin kandidaateille viestiä ja siirsin oikeaan pooliin Jobillan järjestelmässä.

Myös rekrytoiduksi tullut tietojenkäsittelytieteiden opiskelija koki, että prosessi oli kevyt, vaivaton ja mielekäs.

- Hänelle oli kuulemma jopa vähän yllätys, että kysely tavoitti hänet Instagramissa, sillä alaa opiskelevana hän koki peittäneensä jälkensä verkossa hyvin. Hän ei varsinaisesti ollut edes etsimässä uutta työtä, joten tämä esimerkki osoitti, että rekrytointiprosessia muokkaamalla ja oikeiden työkalujen avulla voi tavoittaa helposti, nopeasti ja kustannustehokkaasti myös ne osaajat, jotka eivät aktiivisesti etsi uutta työtä, Vekka kertoo.

- Pian kontaktoimme hänet, sovimme haastattelun seuraavalla päivälle ja teimme sopimuksen. Työt hän pääsi aloittamaan seuraavalla viikolla.

Ei paluuta vanhaan rekrytointiprosessiin

Rekrytointikampanjan lisäksi Jobilla loi eSendille urasivut, joiden kautta yritys on myös vastaanottanut avoimia hakemuksia, vaikka rekryjä ei tällä hetkellä olekaan auki. Näin eSend on pystynyt luomaan Talent Poolia, josta seuraava potentiaalinen osaaja voi löytyä sitten, kun rekrytointi on taas ajankohtaista.

Miten Vekka tiivistäisi yhteistyön Jobillan kanssa?

- Yhteistyömme on ollut saumatonta – aina voi laittaa Jobillan tiimille viestiä, jos tarvitsee apua. Samalla olemme saaneet paljon uutta näkökulmaa siihen, mihin suuntaan rekrytointi on tulevaisuudessa menossa. Se on vienyt itseltä ajatuksia pois perinteisestä työnhausta. Potentiaaliset henkilöt ovat usein jo työsuhteessa, jolloin kynnys vaivalloiseen rekrytointiprosessiin ryhtymiseen on suuri. Tällä tavalla tavoitamme myös ne, jotka voisivat olla hyvä match meille, mutta eivät ole aktiivisessa työnhaussa tällä hetkellä.

Yhteistyö Jobillan kanssa jatkuu edelleen.

- Aiomme ehdottomasti jatkaa tällä samalla systeemillä, kun teemme rekrytointeja. En näe, että ryhtyisimme perinteiseen rekrytointiprosessiin, koska olemme löytäneet nopean ja helpon keinon haluttujen osaajien tavoittamiseen, Vekka kiteyttää.